Risiken und Chancen: eine Matrix, zwei Richtungen

Jedes Projekt hat Dinge, die schiefgehen können, und Dinge, die unerwartet gut laufen können. Beides gehört festgehalten, bewertet und im Blick behalten, sonst merkt man erst davon, wenn es zu spät oder vorbei ist. In GODAV Pro gibt es dafür zwei Menüpunkte: Risiken und Chancen. Beide funktionieren gleich. Man erfasst etwas, bewertet Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jeweils von 1 bis 5, hängt Maßnahmen daran und bekommt einen Termin für die nächste Überprüfung.

Eine Chance ist ein Risiko mit umgekehrtem Vorzeichen

Fachlich unterscheiden sich die beiden Bereiche in wenigen Punkten. Die Strategien heißen anders („vermeiden, vermindern, übertragen“ bei Risiken, „nutzen, verstärken, teilen“ bei Chancen), die Kategorien auch, und die Farben laufen in die andere Richtung. Bei einem Risiko ist oben rechts rot, denn hoch wahrscheinlich und folgenreich ist schlecht. Bei einer Chance ist dieselbe Ecke grün.

Dasselbe Raster wie bei den Risiken, nur gespiegelt: Bei Chancen ist oben rechts das Gute.

Ich hatte kurz überlegt, kleine Chancen nur grau statt rot zu färben, denn eine geringe Chance ist ja kein Fehler. Am Ende habe ich mich für die volle Spiegelung entschieden. Wer schon einmal eine Chancenmatrix gesehen hat, kennt sie genau so, und ein Raster, das sich anders liest als erwartet, muss jedes Mal neu erklärt werden.

Wichtig war mir, dass die Rechte getrennt sind, obwohl beides technisch in denselben Tabellen liegt. Wer im Risikobereich alles lesen darf, bekommt dadurch keinen Einblick in die Chancen, und umgekehrt. Für beide Bereiche gilt außerdem: Sichtbar ist ein Eintrag nur für die Personen, die ihm zugeordnet sind, nicht für jedes Projektmitglied.

Ab wann etwas rot ist, entscheidet der Betrieb

Am Anfang standen die Grenzen fest im Programm: ab 8 Punkten gelb, ab 15 rot, Überprüfung nach 30, 60 oder 120 Tagen. Das war eine Festlegung des Herstellers, also meine. Ab wann ein Risiko eskaliert wird, ist aber eine Entscheidung des Hauses, das GODAV einsetzt. Wer jedes Risiko ab 12 Punkten auf dem Tisch haben will, hätte den Quelltext ändern müssen.

Die Vorschau zeigt sofort, welche Zellen eine Schwelle tatsächlich trifft.

Jetzt stehen Schwellen und Prüfintervalle in den Einstellungen, für Risiken und Chancen getrennt. Neben den Feldern steht eine kleine Vorschau der Matrix, und die ist keine Zierde. Weil die Punktzahl das Produkt zweier Zahlen von 1 bis 5 ist, kommen manche Werte gar nicht vor, 7, 11, 13 und 14 zum Beispiel. „Gelb ab 7“ und „gelb ab 8“ färben also genau dasselbe Raster. Aus den Zahlen allein sieht man das nicht, im Bild sofort.

Eine Sache geschieht dabei bewusst nicht rückwirkend: Bestehende Einträge behalten ihr Prüfintervall. Es wurde beim Anlegen aus der damaligen Einstellung vorbelegt und steht seitdem am Eintrag selbst. Würde eine geänderte Einstellung alle Termine verschieben, hätte jemand anderes die Erinnerung eines Verantwortlichen verstellt. Die Farben dagegen wechseln sofort überall, denn sie werden bei jeder Anzeige neu berechnet.

Die Matrix sagt, was sie verschweigt

Diese Änderung kam aus einer Rückmeldung. Eine Nutzerin sah ein Risiko im Register, in der Matrix aber nicht. Es war kein Fehler: Ihr Risiko war bereits eingetreten, und eingetretene oder geschlossene Einträge zählt die Matrix absichtlich nicht mit. Ein eingetretenes Risiko ist keine Wahrscheinlichkeit mehr, sondern eine Tatsache. Die Unterzeile nannte aber nur einen der beiden Fälle. Wer ausschließlich solche Einträge sah, bekam ein leeres Raster ohne Erklärung und hielt seine Rechte für kaputt.

Seitdem steht unter dem Raster eine Zeile, sobald etwas fehlt: wie viele, warum, und ein Verweis ins Register. Leere Zellen lassen sich nicht mehr anklicken, denn sie führten garantiert auf eine leere Liste. Und ein Klick auf eine belegte Zelle setzt im Register auch den Statusfilter, damit die Liste genau die Einträge zeigt, die die Zelle gezählt hat. Eine Zahl, die beim Anklicken nicht mehr stimmt, ist schlimmer als gar keine.

Das Register: Status, Kategorie, Verantwortliche und Punktzahl lassen sich mehrfach auswählen.

Außerdem

• Bewertungen werden nie überschrieben, sondern angehängt. Der Verlauf zeigt, wie sich ein Eintrag entwickelt hat.
• Für beide Bereiche gibt es eine Erinnerungsmail vor dem Reviewtermin, wie viele Tage vorher, stellt man je Prozess ein.
• Aus einer Maßnahme lässt sich ein echter Vorgang im Projekt anlegen, dessen Status dann die Maßnahme mitführt.

Mit Risiken und Chancen hat GODAV einen Bereich, der nicht beschreibt, was zu tun ist, sondern was passieren könnte. Ob das im Alltag genutzt wird, entscheidet sich bei den Reviews.