Checklisten: wer sie pflegt und wer sie abarbeitet

Viele Vorgänge in einem Team laufen nach demselben Muster ab. Bevor eine User Story abgenommen wird, müssen die Akzeptanzkriterien erfüllt sein, die Tests dokumentiert, der Code geprüft und die Dokumentation ergänzt. Das weiß jeder, und trotzdem fehlt bei jeder dritten Story einer der Punkte. Dafür gibt es in GODAV Pro jetzt Checklisten: Listen mit Arbeitsschritten, die im Prozess einer Vorgangsart zugeordnet werden und dann an jedem neuen Vorgang dieser Art im Reiter „Checkliste“ stehen.

Am Vorgang steht eine Kopie der Liste, und der Vorgang wandert von selbst zu dem, der als Nächstes dran ist. In diesem Beitrag geht es vor allem um die andere Seite: wer die Listen pflegt und wie eine Position weiß, wen sie meint.

Gepflegt von Fachleuten, nicht nur vom Administrator

Beschreibungsvorlagen und Fragebögen, die beiden Geschwister der Checkliste, sind in GODAV den Administratoren vorbehalten. Bei der Checkliste habe ich das bewusst anders gemacht. Was zur Abnahme einer Story gehört, weiß die Qualitätssicherung besser als die IT-Abteilung. Deshalb steht die Checkliste im Hauptmenü und nicht hinter dem Zahnrad, und anlegen darf, wer die Berechtigung dafür hat.

Die Liste der Checklisten mit Positionsanzahl, Zuordnung zu Prozessen und Eigentümer Lesen darf jeder, ändern nur der Eigentümer und ein Administrator. Eine Zeile ist hier verpixelt.

Es gibt dafür genau eine Berechtigung, nicht drei getrennte für Anlegen, Ändern und Löschen. Die eigentliche Grenze verläuft nämlich nicht zwischen den Handlungen, sondern zwischen den Listen: Ändern und löschen darf man nur, was man selbst angelegt hat. Ein „darf anlegen, aber nicht ändern“ hieße, dass jemand eine halbfertige Liste hinterlässt, an die er selbst nicht mehr herankommt. Lesen darf dagegen jeder, denn wer eine Liste am Vorgang abarbeitet, soll auch sehen, woher sie kommt.

Daraus folgt ein Fall, den ich zuerst unterschätzt habe: Wird das Konto des Eigentümers deaktiviert, kann außer einem Administrator niemand mehr die Liste pflegen. Sie wirkt in den Vorgängen weiter, veraltet aber still. Solche verwaisten Listen meldet jetzt der Bericht „Datenhygiene“, und ein Administrator kann dort direkt einen neuen Eigentümer eintragen.

Wer an einer Position steht

Jede Position einer Vorlage kann eine Vorgaberolle tragen, etwa „Mitarbeiter“ oder „Projektleiter“. Die Rolle sagt, wer diesen Schritt üblicherweise erledigt, und zwar ohne einen bestimmten Menschen zu nennen. Damit übersteht die Liste jeden Personalwechsel.

Die Bearbeitung einer Checkliste mit sieben Positionen, je mit Vorgaberolle, Verteiler, Personen und Teams Jede Position kann Personen und Teams vorsehen, die Teams sind hier verpixelt. Darüber steht die Höchstzahl der Zuständigen.

Später kamen auf Wunsch auch konkrete Personen und Teams an der Vorlage dazu, dazu eine Höchstzahl, wie viele Zuständige eine Position beim Übernehmen bekommt. Die Reihenfolge ist fest: zuerst die ausdrücklich genannten Personen, dann die Mitglieder der Teams, zuletzt die Träger der Vorgaberolle. Je genauer eine Angabe ist, desto eher ist sie gemeint. Und es kommt nur an, wer im Projekt aktiv Mitglied ist. Ein längst ausgeschiedener Kollege belegt also keinen Platz, sondern fällt einfach heraus.

Am Vorgang lassen sich Zuständige auch für viele Positionen auf einmal setzen, wahlweise für alle offenen oder nur für die mit einer bestimmten Vorgaberolle. Erledigte Positionen bleiben dabei immer unangetastet, an ihnen steht fest, wer sie wann erledigt hat.

Der Dialog „Zuständige zuordnen“ mit der Auswahl der Positionen nach Vorgaberolle und drei Möglichkeiten für vorhandene Zuordnungen „Zusätzlich“ ist vorausgewählt, weil dabei nichts verloren geht.

Ein Verteiler je Arbeitsschritt

Jede Position kann außerdem eine Mailgruppe tragen. Wandert der Vorgang wegen dieser Position zu jemand anderem, geht die Meldung an genau diesen Verteiler statt an den allgemeinen des Prozesses. Hier gab es eine Entscheidung, die man leicht andersherum baut: Ist die Gruppe einer Position stillgelegt oder leer, geht an keinen Verteiler etwas hinaus. Ich hätte dann auf den allgemeinen Verteiler zurückfallen können. Der ist für diesen Schritt aber gerade der falsche Kreis, sonst hätte die Position keinen eigenen. Wer eine Gruppe stilllegt, soll damit nicht unbemerkt Post in fremde Postfächer verschieben. Die neu zugewiesene Person bekommt ihre Mail trotzdem immer.

Außerdem

Positionen lassen sich mit der Maus und mit der Tastatur umsortieren.
Erledigte Punkte stehen am Vorgang immer oben, darunter der erste offene.
Eine Liste, die einem Prozess zugeordnet ist, lässt sich nicht löschen, solange die Zuordnung besteht.

Was eine Abnahme ausmacht, steht damit nicht mehr im Kopf einzelner Kollegen, sondern an jedem Vorgang, an dem es gebraucht wird.