Vorlagen und Fragebögen: die Fragen, bevor jemand nachfragen muss

Ein Vorgang ist nur so gut wie das, was in ihm steht. Und in der Beschreibung steht erfahrungsgemäß wenig: „Drucker geht nicht”, „Export prüfen”, ein halber Satz. Wer den Vorgang später bearbeitet, fragt nach, wartet auf Antwort und verliert einen Tag. Mit Beschreibungsvorlagen und Fragebögen stellt GODAV Pro diese Fragen jetzt schon beim Anlegen. Die beiden sehen sich ähnlich, lösen aber unterschiedliche Probleme, und genau darum geht es in diesem Beitrag.

Ein Text, keine Regelmaschine

Eine Beschreibungsvorlage ist bewusst schlicht: ein Name, eine kurze Erläuterung für die Verwaltung und der Text selbst, in Markdown, mit demselben Editor wie jede Beschreibung. Mehr belegt sie nicht vor. Priorität, Zieltermin oder Schätzung bleiben unberührt.

Das war eine echte Abwägung. Es lag nahe, einer Vorlage auch gleich eine Standardpriorität oder einen Termin mitzugeben. Aber jede weitere Vorbelegung zieht eine Frage nach sich, die ich nicht sauber beantworten konnte: Was passiert mit den schon erfassten Werten, wenn jemand später die Vorlage wechselt? Ein Text lässt sich ergänzen, ein überschriebenes Feld nicht. Also bleibt es bei einem Feld.

Auch der Editor der Vorlage kann weniger als der am Vorgang: keine Bilder, keine Erwähnungen. Ein Bild müsste an einem Vorgang hängen, den es noch gar nicht gibt. Und eine Erwähnung in einer Vorlage würde bei jedem neu angelegten Vorgang einen Eintrag im Posteingang der erwähnten Person erzeugen, die damit nichts zu tun hat.

Angelegt einmal, zugeordnet je Prozess

Vorlagen und Fragebögen werden zentral angelegt. Welche davon gilt, entscheidet der Prozess, und zwar für sechs Stellen: Epic, Feature, User Story, Aufgabe sowie Problem und Idee bei den Requests.

Am Prozess wird je Vorgangsart festgelegt, welche Vorlage und welcher Fragebogen greift. Die Checklisten kamen erst später als dritte Spalte dazu.

Je Stelle gibt es höchstens eine Vorlage. Ich hätte auch mehrere zur Auswahl anbieten können, dann hätte das Anlegefenster ein Auswahlfeld samt Vorschau bekommen. Das wäre aber ein anderes Konzept gewesen: Die Vorlage wäre kein fester Bestandteil des Prozesses mehr, sondern ein Angebot, über das jeder beim Anlegen neu entscheidet. Ich wollte das Erste. Wer im Helpdesk ein Problem anlegt, soll die Helpdesk-Fragen bekommen, ohne darüber nachzudenken.

Der Server schreibt den Text

Die Vorlage wird nicht von der Oberfläche ins Formular gesetzt, sondern vom Server beim Anlegen in die Beschreibung geschrieben. Dadurch greift sie auf jedem Weg, auf dem ein Vorgang entsteht. Das wurde wenig später wichtig, als Requests auch aus eingehenden Mails entstanden. Die Vorlage füllt dabei nur eine Lücke: Wer selbst eine Beschreibung mitschickt, behält sie, und ein leerer Text zählt als Lücke.

Beim Fragebogen ist es genauso. Die Oberfläche schickt nicht den fertigen Text, sondern die einzelnen Antworten. Der Server prüft sie gegen die Fragen und setzt erst danach den Text zusammen. Würde er fertigen Text annehmen, wäre jede Pflichtfrage nur eine Bitte an die Oberfläche, die sich mit einem direkten Aufruf umgehen ließe.

Ein Fragebogen am Vorgang. Mit Stern markierte Fragen müssen beantwortet werden, sonst lehnt der Server die Übernahme ab.

Ein paar Kleinigkeiten machen den erzeugten Text angenehmer zu lesen:

• Eine freiwillige Frage ohne Antwort taucht nicht auf. Eine Überschrift ohne Inhalt sähe aus, als hätte jemand mittendrin aufgehört.
• Der Hinweis zur Frage steht mit im Vorgang. „Bitte die Uhrzeit in Ortszeit angeben” erklärt die Antwort auch dann noch, wenn die Person, die sie gegeben hat, längst nicht mehr erreichbar ist.
• Bei der Mehrfachauswahl zählt die Reihenfolge der Optionen, nicht die Reihenfolge der Klicks. Wer dasselbe ankreuzt, erzeugt denselben Text.

Der Fehler, den kein Test fand

Beim ersten echten Durchlauf stand in einem Vorgang wörtlich questionnaireAnswer.no statt „Nein”. Typprüfung, Linter und Tests waren grün. Der Übersetzungsschlüssel war nur einen Pfadteil zu kurz, und die Übersetzung gibt in diesem Fall einfach den Schlüssel selbst zurück, ohne Fehler und ohne Meldung. Seitdem schaue ich mir jeden neuen Text, den der Server erzeugt, einmal in der laufenden Anwendung an, bevor ich etwas als fertig bezeichne.

Außerdem

• Eine Vorlage, die einem Prozess zugeordnet ist, lässt sich nicht löschen. Der Löschknopf ist gesperrt, und die Spalte „Zugeordnet” daneben sagt, warum.
• Die Sonderaufgabe bekommt weder Vorlage noch Fragebogen. Was sie beschreibt, steht schon in ihrem Namen, und der Reiter sagt das auch, damit es nicht wie eine Lücke aussieht.
• Projektbeschreibungen haben keine Vorlage. Projekte entstehen selten und mit Bedacht, der Gewinn wäre klein.

Vorlage, Fragebogen und später die Checkliste hängen inzwischen an denselben sechs Stellen am Prozess. Die Idee, dass ein Prozess nicht nur Statuswerte, sondern auch die Erwartungen an einen Vorgang festlegt, hat sich bewährt.