Einen Prozess kopieren, ohne etwas zu vergessen

Ein Prozess ist in GODAV Pro das Gefäß für die Regeln, nach denen in einem Projekt gearbeitet wird. Jedes Projekt hat genau einen. Das Herzstück sind die eigenen Statuswerte: Jede Vorgangsart, also Epic, Feature, User Story und Aufgabe, bekommt ihre eigene Liste, etwa „Im Review bei QS“ oder „Warte auf Rückmeldung“. Dazu kommen die Mailfunktionen, die laufen sollen, und die Bereiche, die es in den Projekten überhaupt gibt. Das sauber einzurichten dauert eine gute halbe Stunde. Wer für den nächsten Bereich fast dasselbe braucht, kann einen Prozess jetzt kopieren.

Zwei Statusfelder, eines davon fest

Um zu verstehen, was beim Kopieren passiert, muss man kurz wissen, wie die Statuswerte gebaut sind. Jeder Vorgang trägt zwei Angaben. Die eine ist der Status, den das Team sieht und pflegt, und den legt jeder Prozess selbst fest. Die andere ist der Systemstatus, eine feste Liste von „Neu“ bis „Erledigt“. Jeder eigene Wert ist genau einem davon zugeordnet. Gegen den Systemstatus prüft die Anwendung, ob etwas offen, überfällig oder fertig ist. Nur deshalb funktioniert eine Auswertung über alle Projekte hinweg, auch wenn jedes Team seine Arbeit anders nennt.

Links der Name, den das Team sieht, daneben der feste Systemstatus, gegen den geprüft wird.

Was die Kopie mitnimmt

Die Kopie übernimmt alles, was am Prozess hängt: die Statuswerte jeder Vorgangsart samt Name, Reihenfolge und Systemstatus, die Statuswerte der Projekte und die Schalter für Mailfunktionen und Bereiche. Die Projekte bleiben bei der Vorlage. Sie hängen am Prozess, nicht in ihm, und die Kopie beginnt bei null.

Die Maske sagt vorher, was mitkommt und was nicht.

Am meisten beschäftigt hat mich dabei eine Eigenschaft, die man nicht sieht: Fehlt beim Kopieren etwas, fällt es nirgends auf. Die Kopie sieht vollständig aus. Der Unterschied zeigt sich erst Wochen später, wenn eine Benachrichtigung ausbleibt, die bei der Vorlage gekommen wäre. Das ist keine Theorie: Mit der Zeit kamen am Prozess weitere Einstellungen hinzu, etwa die Karten für Planning Poker, die Statusvererbung oder eigene Felder. Jede davon musste von Hand in die Kopie aufgenommen werden. Bei den Pokerkarten wäre ein Fehlen sogar besonders unangenehm gewesen, denn dort heißt „keine Zeile“ nicht „Vorgabe gilt“, sondern „gar keine Umrechnung“. Die Kopie stünde mit einem leeren Reiter da. Wer am Prozess etwas Neues ergänzt, muss deshalb auch an die Kopie denken, und genau das steht in den Unterlagen zum Projekt.

Neue Kennungen, alte Schlüssel

Jeder Statuswert hat zwei Merkmale: eine interne Kennung und einen lesbaren Schlüssel wie „new“. Bei der Kopie bekommen alle Werte neue Kennungen. Es sind eigene Zeilen eines eigenen Prozesses. Mit denselben Kennungen würde ein Umbenennen in der Kopie auf die Vorlage durchschlagen.

Die Schlüssel bleiben dagegen gleich. Ich hätte sie ebenfalls neu erzeugen können, das wäre sogar der einfachere Weg gewesen. An den Schlüsseln hängt aber die Übersetzung der mitgelieferten Werte. Aus einem „Neu“, das in der englischen Oberfläche „New“ heißt, wäre eine kryptische Zeichenfolge geworden. Eindeutig müssen Schlüssel ohnehin nur innerhalb eines Prozesses sein, nicht über alle.

Gelesen wird die Vorlage übrigens in derselben Transaktion, in der die Kopie entsteht. Läge zwischen Lesen und Schreiben eine Lücke, könnte jemand in dieser Zeit die Statuswerte der Vorlage umbauen. Die Kopie trüge dann einen Stand, den es so nie gegeben hat.

Der gesperrte Standardprozess ist kopierbar

GODAV Pro bringt einen Prozess „Standard“ mit. Er lässt sich weder umbenennen noch löschen, weil an ihm hängt, wie jedes neue Projekt startet. Kopieren lässt er sich trotzdem, und das ist kein Loch in dieser Sperre, sondern ihr Gegenstück. Die Sperre schützt seine Identität. Eine Kopie rührt die nicht an, sie nimmt nur seinen Inhalt als Ausgangspunkt.

Das Kopiersymbol steht in jeder Zeile, auch beim gesperrten Standardprozess. Einige Namen sind verpixelt.

Dabei war eine Kleinigkeit wichtig: Die Markierung „mitgeliefert“ wandert ausdrücklich nicht mit. Sonst wäre auch die Kopie weder änderbar noch löschbar, und niemand käme darauf, warum.

Außerdem

• Der Name ist mit „(Kopie)“ vorbelegt. Diesen Vorschlag macht die Oberfläche in der eingestellten Sprache, nicht der Server.
• Das Kopieren erzeugt keinen Eintrag im Änderungsprotokoll. Das Protokoll hält fest, was an Vorgängen, Projekten und Iterationsplänen geschieht, und ein Prozess ist keines davon.

Für mich war das eine kleine Funktion mit einer großen Lehre: Eine Kopie ist nur so vollständig wie die Liste dessen, was man beim Bauen bedacht hat.