Benachrichtigungen in Microsoft Teams: ein zweiter Weg, kein zweiter Text

Viele Teams leben inzwischen in Microsoft Teams, und das Postfach ist der Ort, an dem Benachrichtigungen untergehen. Wenn GODAV meldet, dass dir jemand eine Aufgabe zugewiesen oder dich in einem Kommentar erwähnt hat, soll das deshalb auch dort ankommen können, wo du ohnehin den ganzen Tag bist: im Aktivitätsfeed von Teams. Die Mail bleibt dabei, Teams kommt als zweiter Weg dazu.

Gleich vorweg, damit niemand mehr erwartet, als da ist: Die Anbindung ist vollständig gebaut und durch automatische Tests abgesichert. An einem echten Microsoft-Mandanten ist sie aber noch nicht gelaufen. Das hole ich nach, sobald ich einen zur Verfügung habe.

Jede Person wählt selbst

Unter „Mein Konto“ gibt es ein Feld Benachrichtigungen mit vier Möglichkeiten: keine, per Mail, in Microsoft Teams oder beides. Vorher war das ein einzelner Haken „keine Mails“. Die Vorgabe ist „Per Mail“. Das hat einen einfachen Grund: Ein Fehler in diese Richtung fällt auf, weil jemand Post bekommt, die er nicht will, und sich meldet. Ein Fehler in die andere Richtung fällt nie auf, weil eine Benachrichtigung, die nicht kommt, niemand vermisst, bis es zu spät ist.

Teams steht dabei nur Konten offen, die sich über Microsoft anmelden. Das ist keine künstliche Grenze: Teams stellt an die Kennung einer Person im Microsoft-Verzeichnis zu, und die kennt GODAV nur von Konten, die sich schon einmal so angemeldet haben. Für ein Passwortkonto weist der Server die Wahl ab, und wechselt ein Konto von Microsoft zurück auf Passwort, springt die Einstellung wieder auf Mail.

Die Wahl liegt bei jeder Person selbst. Bei einem Passwortkonto sagt der Hinweis, warum Teams fehlt.

Die Probemeldung ist die Prüfung

Damit eine Meldung im Aktivitätsfeed erscheint, muss die GODAV-App bei der Person in Teams installiert sein. Ob sie das ist, erfährt man von Microsoft erst beim Senden. Ich hätte vorher nachfragen können, welche Apps jemand installiert hat. Dafür bräuchte GODAV aber eine weitere Berechtigung im Verzeichnis, die es für nichts anderes braucht.

Ich habe es umgekehrt gelöst: Wer auf Teams umstellt, bekommt sofort eine Probemeldung. Gespeichert wird die Einstellung nur, wenn sie angekommen ist. Kommt sie nicht an, bleibt alles, wie es war, und die Meldung von Microsoft steht im Wortlaut da. Derselbe Knopf hängt an der Einrichtung, damit ein Administrator es an sich selbst ausprobieren kann.

Die App installiert nicht GODAV

Für die Installation der App habe ich mich bewusst gegen den bequemen Weg entschieden. GODAV hätte die App selbst an alle Konten verteilen können. Dafür hätte es aber das Recht gebraucht, jeder Person im Unternehmen beliebige Apps zu installieren. Für eine Benachrichtigung ist das viel zu viel Macht. Deshalb erzeugt GODAV nur das App-Paket zum Herunterladen, und verteilt wird es von der IT im Teams Admin Center, so wie jede andere App auch.

Das Paket wird dabei jedes Mal frisch aus der Einrichtung gebaut und nicht als Datei abgelegt. Es braucht dafür auch keine zusätzliche Bibliothek: Ein ZIP und zwei kleine Symbole lassen sich mit wenigen Zeilen selbst erzeugen.

In der Entwicklungsumgebung ist kein Mandant hinterlegt, deshalb sind Paket und Probemeldung hier noch ausgegraut.

Derselbe Text, ein zweiter Weg

Die Teams-Meldung hat keinen eigenen Text. Ihr Titel ist der Betreff der Mailvorlage, in der Sprache der Person, darunter stehen Schlüssel und Titel des Vorgangs, und ein Klick führt auf dieselbe Adresse wie der Link in der Mail. Ich hätte für Teams eigene Texte schreiben können. Zwei Fassungen derselben Aussage heißt aber, dass irgendwann eine davon niemand mehr pflegt.

Technisch entscheidet genau eine Stelle, über welchen Weg eine Benachrichtigung geht, und alle Auslöser rufen sie. Wer beides gewählt hat, bekommt beides, auch wenn einer der Wege gerade scheitert: Ein abgelehnter Mailserver sagt nichts darüber, ob Teams erreichbar ist.

Außerdem

• Die Teams-Anbindung nutzt dieselbe Registrierung bei Microsoft wie die Anmeldung. Wer die Anmeldung eingerichtet hat, ergänzt nur eine Berechtigung.
• Anmeldeweg und Teams-Meldungen lassen sich unabhängig voneinander einschalten.
• Im Mail Log steht jeder Weg als eigene Zeile, bei „beides“ also zwei.
• Auch ohne Mailserver kann GODAV melden, wenn nur Teams eingerichtet ist.

Als Nächstes steht der erste echte Mandant an. Erst dort wird sich zeigen, ob die Probemeldung so zuverlässig greift, wie die Tests es versprechen.