Das Daily Meeting: fünfzehn Minuten, alle Zahlen auf dem Tisch

Ein Daily ist die kürzeste Besprechung des Tages, und trotzdem geht in vielen Teams die halbe Zeit dafür drauf, Zahlen zusammenzusuchen: Wer hat gestern woran gebucht, ist die Aufgabe eigentlich schon fertig, und hat die Kollegin überhaupt noch Luft für etwas Neues? Das Merkwürdige daran: GODAV kennt alle diese Antworten schon. Zeitbuchungen, Restaufwände, Zieltermine, Arbeitszeitpläne und Abwesenheiten liegen ja ohnehin im System. Sie lagen nur verstreut auf fünf Seiten. Das Daily Meeting holt sie an einen Ort und in die Reihenfolge, in der eine Runde sie braucht.

Zwei Schritte, zwei Varianten

Das Meeting läuft wie die anderen gemeinsamen Sitzungen in GODAV: Die Leitung öffnet einen Wartebereich, die Teilnehmer treten bei, und alle sehen den Vorgang, der gerade besprochen wird. Inhaltlich hat es genau zwei Schritte. Der Rückblick zeigt, was seit dem letzten Arbeitstag gebucht oder erledigt wurde, mit Überschreitungen in Rot und je Person einer Zeile „gestern x von y h gemeldet“. Die Verteilung zeigt die offene Arbeit, sortiert nach dem Termin, der wirklich zählt, und daneben die Auslastung jeder Person.

Es gibt das Meeting in zwei Varianten. Das gewöhnliche Daily startet aus der Zeiterfassung und bespricht alles, was in keiner Iteration steht. Das Iteration Daily startet aus dem Iterationsplan und bespricht die laufende Iteration. Technisch ist das eine einzige Sitzungsart mit einem Schalter, keine zweite Kopie.

Der Startdialog: Projekte wählen, Meetingtag und Beginn des Rückblicks stehen schon richtig da.

„Gestern“ ist nicht immer gestern

Ein Detail, das ich fast übersehen hätte: Am Montag ist der Vortag ein Sonntag. Ein Rückblick auf „gestern“ wäre dann jede Woche leer. Deshalb beginnt er am vorigen Arbeitstag laut Vorgabe-Arbeitszeitplan des Hauses, nicht laut dem persönlichen Plan einer einzelnen Person, denn das Meeting ist eine Runde und kein Einzelgespräch. Beide Grenzen lassen sich im Startdialog verschieben, damit auch das erste Daily nach dem Urlaub den ganzen Zeitraum sieht.

Bei der Auslastung habe ich bewusst mehr gezählt, als die Liste zeigt. Im gewöhnlichen Daily stehen nur Vorgänge ohne Iteration, aber in der Zahl „x von y h“ stecken auch die Aufgaben, die eine Person in einer Iteration vor sich hat. Ihr Tag ist schließlich derselbe. Wer schon 40 Stunden Rest auf dem Tisch hat, soll „40 von 8“ sehen und nichts Neues bekommen.

Wer starten darf, und warum dafür kein neues Recht nötig war

Der Rückblick zeigt, wer gestern woran wie lange gearbeitet hat. Das ist eine Auskunft über fremde Zeiten, und die ist in GODAV ausdrücklich geschützt. Ich hätte ein neues Recht „Daily starten“ einführen können. Das hätte aber heimlich die Sicht auf fremde Zeitbuchungen mitgebracht, also etwas anderes bewirkt, als der Name verspricht. Deshalb setzt sich das Startrecht aus zwei vorhandenen zusammen: Stories oder Aufgaben ändern dürfen und alle Zeitbuchungen des Projekts sehen dürfen. Ein Projekt, in dem das zweite fehlt, ist im Startdialog einfach nicht wählbar.

Jede Handlung wirkt sofort

Im Fenster der Leitung lassen sich Restaufwand setzen, Personen zuweisen und Vorgänge zurück ins Backlog legen. Ich hätte das wie beim Iterationsendmeeting sammeln und am Ende gemeinsam speichern können. Ich habe mich dagegen entschieden, weil die Auslastung neben der Zuweisung sonst bis zum Schluss nur vorläufig wäre, und weil eine Sitzung, die nach zwei Stunden verfällt, sonst alles verlieren würde. Also wirkt jeder Klick sofort, mit Rechteprüfung und Eintrag im Änderungsprotokoll. „Meeting abbrechen“ schließt nur die Sitzung.

Eine Regel gilt nur hier: Zuweisen geht nur, wenn ein Restaufwand gepflegt ist. Ohne Zahl ließe sich die Auslastung daneben nicht rechnen, und genau gegen sie wird ja geprüft. Damit niemand raten muss, steht neben dem Feld der Median der erledigten Vorgänge derselben Art aus dem letzten Jahr, samt der Zahl, aus wie vielen er stammt.

Mit „Im Meeting besprechen“ meldet man einen Vorgang für die nächste Runde an.

Außerdem

• „Zurück ins Backlog“ entfernt nur die Zuweisungen, der Status bleibt. Eine Statusrücksetzung wäre eine zweite Entscheidung je Vorgang gewesen.
• Den Besprechungswunsch gab es anfangs an jedem Vorgang. An Epics oder Ideen blieb er aber für immer stehen, weil kein Daily sie je zeigt und deshalb auch keines ihn wieder abräumt. Heute gibt es ihn nur an Stories, Aufgaben und Problemen.

Was es bewusst nicht gibt: Einladungen per Mail und ein Protokoll der Sitzung. „Es läuft ein Meeting“ ist eine Einladung und keine Nachricht über einen Vorgang; käme sie, wäre sie eine eigene Mailfunktion mit eigenem Schalter. Und was in der Runde entschieden wurde, steht ohnehin am Vorgang und in seinem Änderungsprotokoll.