Planung ohne KI: Regeln, die man nachprüfen kann

Auf der Roadmap heißt dieser Punkt „Planungsfunktion ohne KI“, und der Zusatz ist Programm. Eine Planung mit KI steht dort auch, aber deutlich später. Vorher wollte ich eine, die nach festen Regeln rechnet, deren Ergebnis man nachvollziehen kann und die bei gleichem Stand immer dasselbe ausspuckt. Eine Planung, die sich beim zweiten Rechnen ändert, obwohl sich nichts geändert hat, ist keine.

Die Frage dahinter stellt sich am Anfang jedes Quartals: Geht sich das alles aus? Und wenn nicht, was liegt dann wann?

Ein Vorschlag, kein Beschluss

Geplant wird in einem eigenen Bereich Planung, über einen Wizard in fünf Schritten: Projekte und Enddatum, Datenbasis, Vorgabeaufwände, Kapazitäten, Ergebnis. Der Zeitraum beginnt immer heute. Geplant wird die Zukunft, deshalb gibt es kein Startfeld, nur das Ende.

Die Liste der Planungsvorschläge. Jeder sieht nur seine eigenen, auch Administratoren.

Die Planungseinheit ist die User Story. Sie bekommt einen geplanten Start und ein geplantes Ende, also genau die Werte, die das Gantt als Balken zeichnet. Aufgaben tragen keine geplanten Daten, liefern aber den Aufwand: Hat eine Story Aufgaben, rechnet der Lauf mit deren Summe. Am Ende steht eine Liste mit einem Haken je Zeile, und an die Vorgänge geschrieben wird nur, was du anhakst.

Was übernommen wird, landet als geplanter Start und geplantes Ende am Vorgang und damit als Balken im Gantt.

Sieben Stufen statt einer Punktzahl

Die spannendste Entscheidung war die Reihenfolge. Welche Story bekommt zuerst Kapazität? Der übliche Weg wäre eine Punktwertung: Zieltermin gibt so viele Punkte, Priorität so viele, Blocker so viele. Das habe ich bewusst nicht gemacht. Niemand könnte einer Zeile ansehen, warum sie vor einer anderen steht, und die Gewichte wären erfundene Zahlen.

Stattdessen gibt es sieben feste Stufen, und jede Ergebniszeile nennt ihre:

1. Sie blockiert einen Vorgang, der im Zeitraum einen Zieltermin hat.
2. Sie hat selbst einen Zieltermin im Zeitraum.
3. Ihr Elternvorgang soll im Zeitraum fertig sein.
4. Ihr Release soll im Zeitraum ausgeliefert werden.
5. Sie ist kritisch oder hoch priorisiert.
6. Sie hat schon ein geplantes Ende im Zeitraum.
7. Alles Übrige.

Die fünfte Stufe ist absichtlich eng. Hieße sie nur „Priorität“, finge sie alles auf, was die ersten vier nicht getroffen haben, und die sechste käme nie dran. Innerhalb einer Stufe entscheidet das maßgebliche Datum, dann die Priorität und zuletzt die Vorgangsnummer. Die Vorgangsnummer am Schluss sorgt dafür, dass derselbe Lauf zweimal dasselbe Ergebnis liefert.

Ein Vorschlag beginnt mit einem Namen und der Frage, die er beantworten soll. Projekte und Zeitraum folgen im ersten Schritt.

Lücken auffüllen, ohne zu lügen

Der zweite Schritt zeigt, woran die Planung scheitern würde, bevor sie es tut: Storys ohne Schätzung, ohne Release oder mit überzogenem Aufwand. Was dann noch ohne Schätzung bleibt, bekommt im dritten Schritt einen Vorgabewert, einen für Storys und einen für Aufgaben.

Vorgeschlagen wird der Median erledigter Vorgänge der letzten zwölf Monate, nicht der Mittelwert. Eine einzige vergessene Stoppuhr mit dreihundert Stunden würde jeden Mittelwert verderben. Unter drei Vorgängen gibt es gar keinen Vorschlag, und zwar auch keine Null, denn „keine Grundlage“ ist etwas anderes als „kostet nichts“. Wichtig war mir außerdem: Der Vorgabewert gilt nur für die Rechnung. Am Vorgang bleibt die Schätzung leer. Sonst wäre eine erfundene Zahl später nicht mehr von der Schätzung eines Menschen zu unterscheiden.

Die Kapazität, die wirklich da ist

Im vierten Schritt steht je Person, wie viel Zeit übrig bleibt: Soll aus dem Arbeitszeitplan, minus Abwesenheiten, minus einem Anteil für Helpdesk und Sonstiges, minus laufender Iterationen, minus der Arbeit in anderen Projekten. Der letzte Abzug war der schwierigste: Ohne ihn plant der Lauf gegen Zeit, die es nicht gibt, mit ihm liest er Projekte, die der Planende womöglich nicht sehen darf. Herausgegeben wird davon deshalb nur eine Stundensumme je Person, kein Projektname und kein Titel.

Die Zahl „verfügbar“ darf negativ werden und steht dann rot da. Bei null abgeschnitten sähe eine überbuchte Person aus wie eine, die gerade genau ausgelastet ist, und die dringendste Auskunft wäre verschwunden.

Außerdem

• Reicht die Kapazität nicht, wählst du: im Zeitraum lassen und als überplant kennzeichnen, weiterplanen oder auslassen. Überplante Storys tragen danach im Gantt einen gelben Rahmen, bis jemand den Balken von Hand bewegt.
• Wer einen Vorschlag bearbeitet, verwirft sein Ergebnis. Sonst könnte man Termine übernehmen, die zu den geänderten Einstellungen nicht mehr passen.

Kurz darauf kam die Planung mit Takt dazu: Arbeiten die gewählten Projekte in Iterationen, plant der Lauf nicht auf einzelne Tage, sondern füllt die Iterationen bis zu ihrer Kapazität.