Abwesenheiten: Wer ist wann nicht da?

GODAV kannte schon lange den Arbeitszeitplan: Montag bis Donnerstag acht Stunden, freitags sechs. Der beschreibt aber nur eine typische Woche. Ob jemand am 14. Oktober wirklich arbeitet, wusste die Anwendung nicht. Genau diese Lücke schließen die Abwesenheiten. Erst Arbeitszeitplan und Abwesenheit zusammen sagen etwas über einen einzelnen Tag.

Bewusst keine Urlaubsverwaltung

Die erste Entscheidung war eine Abgrenzung. Es gibt keine Urlaubskontingente, keine Resttage, keinen Antrag und keine Genehmigung. Ich hätte das bauen können, aber ein Freigabelauf bringt einen zweiten Status mit, eine Liste für die Freigebenden, Benachrichtigungen und die knifflige Frage, was mit der Kapazität zwischen Antrag und Entscheidung passiert. Das ist ein eigenes Produkt. GODAV muss nur eine Frage beantworten: Steht diese Person zur Verfügung?

Eingetragen wird deshalb auch nicht über einen Umweg, sondern von dir selbst unter „Mein Konto“. Dazu können Administratoren Abwesenheiten für andere pflegen. Der häufigste Fall ist nämlich Krankheit, und wer krank ist, sitzt nicht am Rechner. Ohne diesen zweiten Weg bliebe ein Ausfall genau so lange unsichtbar, bis er niemanden mehr interessiert.

Ein Formular für alles

Ein einzelner Tag, zwei Wochen am Stück, „jeden Freitag bis Jahresende“ oder „vier Stunden am 5. Oktober“: Das alles ist ein Eintrag in einem Formular. Ich hätte drei Masken anbieten können, eine je Fall. Dann müsstest du dich aber vorher entscheiden, welche du brauchst, und beim Ändern stünde der Eintrag in einer Maske, die nicht mehr weiß, wie er entstanden ist.

Ein Formular für Einzeltag, Zeitraum, Serie und Teilabwesenheit. Die Einträge im Hintergrund sind verpixelt.

Eine Kleinigkeit im Formular steckt voller Annahmen: der Umfang. „Ganzer Tag“ ist eine Auswahl und kein Stundenfeld mit vorgetragener Acht. Ganztägig heißt nämlich „so lange, wie an diesem Tag laut Arbeitszeitplan gearbeitet würde“. An einem Sechs-Stunden-Freitag wäre eine eingetragene Acht zwei Stunden zu viel, und sobald sich der Arbeitszeitplan ändert, läge sie ganz daneben.

Was eine Abwesenheit bewirkt

Sie senkt dein Tagessoll in der Zeiterfassung. Ein ganzer Urlaubstag schuldet nichts mehr und fällt damit von selbst aus der Liste der noch zu erfassenden Tage. Eine eigene Regel „Abwesenheitstage überspringen“ gibt es nicht. Ein Soll von null ist ohnehin immer erfüllt, und eine zweite Regel für dieselbe Aussage wäre die, die beim nächsten Umbau vergessen wird. Buchen darfst du trotzdem: Wer im Urlaub zwei Stunden arbeitet, soll sie eintragen können.

Abgezogen wird dabei höchstens das Tagessoll. Das klingt nach Vorsicht, ist aber die einzige Rechnung, die stimmt, etwa wenn sich zwei Einträge überschneiden. Ohne diese Grenze stünde in einer Wochensumme eine negative Zahl und würde dort andere Tage aufzehren.

Im Bericht „Zeit und Kapazität“ steht die Abwesenheit als eigene Spalte neben dem Soll. An einer Iteration gibt es einen Kapazitätsvorschlag: Arbeitszeitpläne aller Beteiligten über die Tage der Iteration, abzüglich ihrer Abwesenheiten. Eine Iteration über die Weihnachtswoche ist genauso lang wie jede andere, hat aber nicht dieselbe Kapazität. Der Vorschlag überschreibt trotzdem nichts. Er steht neben dem Feld und wandert erst auf Klick hinein, denn wer den Takt plant, weiß Dinge, die die Anwendung nicht kennt.

Dass ja, warum nein

Jeder Angemeldete sieht, dass du fehlst. Ohne das könnte niemand mit dir planen. Warum du fehlst, also die Art und die Notiz, sehen nur du, Administratoren und wer dafür eine eigene Berechtigung hat. Die Notiz ist genauso vertraulich wie die Art, denn in ihr steht der Grund oft in Worten. Ausgefiltert wird beides auf dem Server, nicht erst in der Anzeige.

In der eigenen Liste stehen Art und Notiz. Für Kollegen bleibt davon nur, dass du fehlst. Zeiträume und Notizen sind verpixelt.

Außerdem

• Krankheit wird fast immer nachgetragen, deshalb darf man rückwirkend eintragen, ohne Grenze. Begrenzt ist nur die Länge eines Eintrags auf zwei Jahre, damit ein vertipptes „2206“ nicht still jede künftige Kapazität auf null zieht.
• Eine Serie, die keinen einzigen Tag trifft, etwa „jeden Freitag“ von Montag bis Mittwoch, wird abgelehnt. Ein Eintrag ohne Wirkung ist schlimmer als eine Fehlermeldung.
• Später kam der Haken „Während dieser Zeit keine Mails erhalten“ dazu. Anders als der gleichnamige Haken am Konto endet er mit dem Urlaub von selbst.

Auf der Roadmap steht für später noch die Abwesenheitsplanung über eine Kalendersynchronisation. Bis dahin ist der Eintrag in GODAV der Weg.