Anfragende: wer hinter der Post steckt und wer sie prüft

Seit GODAV Pro ein Postfach lesen kann, kommen Requests von Menschen, die die Anwendung nie gesehen haben. Am Anfang stand von ihnen nur Text am Vorgang: eine Absenderadresse, ein paar Adressen in „An” und „Kopie”. Damit ließ sich nichts anfangen. Man konnte weder sagen „dieser Absender ist in Ordnung” noch „von dieser Adresse wollen wir nichts mehr”. Aus diesem Text sind jetzt Anfragende geworden, also Datensätze, die ein Administrator prüft.

Ein Anfragender ist kein Benutzer

Die wichtigste Entscheidung zuerst: Anfragende sind kein Sonderfall von Benutzerkonten, sondern ein eigener Bestand. Gibt es zu einer Adresse schon ein aktives Konto, wird das Konto verwendet. Zwei Datensätze für denselben Menschen wären zwei Wahrheiten über ihn. Nur ein deaktiviertes Konto zählt nicht mit. Es gehört zu jemandem, der nicht mehr im Haus ist, und dessen Post ist dann die eines Externen.

Die Liste der Anfragenden sehen nur Administratoren, schon das Lesen ist ihnen vorbehalten. Sie ist ein Adressverzeichnis aller Menschen, die je an das Supportpostfach geschrieben haben. Eine vergebbare Berechtigung „Anfragende verwalten” gibt es bewusst nicht: Zu den Aktionen gehört das Umwandeln in ein Konto, und wer Konten anlegen kann, kann sich im Zweifel auch eines mit mehr Rechten anlegen.

Die Liste der Anfragenden. Adressen und Namen sind unkenntlich gemacht.

Die Prüfung: was „Freigeben” und „Ablehnen” bewirken

Ein neuer Anfragender steht zunächst auf „Neu”. Ein Administrator sieht ihn sich an und entscheidet: freigeben, ablehnen, löschen oder in ein Konto umwandeln.

Ich hätte die Freigabe zur Voraussetzung machen können: Erst wenn ein Administrator einen Absender freigegeben hat, entstehen aus dessen Mails Requests. Das klingt ordentlich, hätte aber eine üble Folge gehabt. Die erste Anfrage eines echten Kunden wäre verloren gegangen, solange niemand in die Liste schaut. Also wirkt nur die Ablehnung auf das Entstehen von Requests: Von einem abgelehnten Absender legt der Abruf nichts mehr an. Die Mail verschwindet aber nicht still, sie steht mit Grund im Protokoll des Abrufs.

Später kam die Gegenrichtung dazu, und dort habe ich es genau andersherum entschieden: Antwortmails an den Absender gehen nur an freigegebene Anfragende. Sonst würde GODAV Pro jede gefälschte Absenderadresse beantworten. Beides passt zusammen: Eine Anfrage darf nicht verloren gehen, eine Antwort darf ausbleiben.

Damit der Bestand nicht unbemerkt wächst, zeigt das Symbol in der Kopfzeile, wie viele Anfragende noch auf „Neu” stehen. Hier hatte ich zuerst anders entschieden und keinen Zähler gebaut, weil er nur einen Bestand melde. Das war die falsche Lesart. „Neu” heißt gerade, dass noch niemand hingesehen hat, und genau dafür gibt es die Aktionen. Sobald man sie erledigt hat, verschwindet die Zahl.

Löschen ist kein Sperren

Ein Anfragender lässt sich nur löschen, wenn er an keinem Vorgang hängt. Sonst verlöre der Request seinen Absender, und die Frage „von wem kam das?” wäre nicht mehr zu beantworten. Löschen ist für Karteileichen gedacht: Verteileradressen, Automaten, Tippfehler in einer Kopfzeile. Wer jemanden dauerhaft draußen halten will, lehnt ihn ab. Schreibt eine gelöschte Adresse erneut, entsteht einfach ein neuer Anfragender.

Aus einem Anfragenden kann auch ein Kollege werden. Die Umwandlung in ein Konto läuft über dieselbe Kontoanlage wie jede andere, mit allen Prüfungen dort. Danach werden in einem Schritt alle Vorgänge umgestellt, an denen er beteiligt war. Sie zeigen ab dann auf das Konto, und der Anfragende bleibt als Beleg mit dem Zustand „Umgewandelt” stehen.

Am Request zeigt ein eigener Reiter, wer an der Mail beteiligt war, und führt zur Verwaltung.

Namen aus dem Mailkopf

Mailprogramme schicken neben der Adresse meist einen Anzeigenamen mit. Den zerlegt GODAV am letzten Leerzeichen in Vor- und Nachname, bei „Nachname, Vorname” am Komma. Das trifft nicht immer: Aus einem Doppelvornamen wird ein langer Vorname, aus „van den Berg” ein falscher Nachname. Ich habe das in Kauf genommen, weil der Fehler in diese Richtung harmlos ist. Ein Name im falschen Feld lässt sich korrigieren, ein verschluckter Namensteil nicht.

Zwei Regeln schützen vor Unsinn:

• Eine Adresse ist kein Name, auch wenn manche Server sie als Anzeigenamen setzen. Was sich nicht zerlegen lässt, bleibt leer, statt einen erfundenen Wert wie „Unbekannt” zu speichern.
• Der Abruf ergänzt nur, was leer ist. Wer einen Namen von Hand nachgetragen hat, verliert ihn nicht bei der nächsten Mail.

Außerdem

• Das eigene Postfach wird nie zum Anfragenden, obwohl es in jeder Mail als Empfänger steht. Weitere Adressen desselben Postfachs lassen sich am Abrufprofil eintragen.
• Wer gleichzeitig Absender und in Kopie ist, steht nur einmal am Vorgang, mit der wichtigeren Rolle.

Inzwischen haben freigegebene Anfragende auch einen eigenen Zugang zu ihren Anfragen. Die Grundidee ist geblieben: Wer von außen schreibt, wird gesehen und geprüft, aber nicht zum Kollegen gemacht.